Drei Arten von Tätigkeiten
Im Schulalltag gibt es drei grundlegend verschiedene Arten von Tätigkeiten, die häufig verwechselt werden:
- Routinetätigkeiten: Immer wieder anfallende, klar definierte Aufgaben ohne wesentliche Varianz – z. B. Anwesenheit eintragen, Stundenplan abrufen.
- Projekte: Einmalige Vorhaben mit klarem Start- und Endpunkt – z. B. eine Schulveranstaltung planen, ein neues System einführen.
- Prozesse: Wiederkehrende Abläufe mit mehreren Beteiligten, Entscheidungspunkten und definierten Ergebnissen – z. B. die jährliche Klasseneinteilung, der Ablauf bei Lehrervertretungen oder die Bearbeitung von Elternanfragen.
Was einen Prozess ausmacht
Ein Prozess hat:
- Einen definierten Auslöser (wann startet er?)
- Klare Schritte und Reihenfolge (wer tut was, in welcher Reihenfolge?)
- Mindestens einen Übergabepunkt zwischen Personen oder Systemen
- Ein klar definiertes Ergebnis (wann ist er abgeschlossen?)
Fehlt eines davon, ist es entweder eine Routinetätigkeit oder ein Projekt – aber kein Prozess im eigentlichen Sinne.
Warum die Unterscheidung für die Digitalisierung wichtig ist
Digitalisierung bedeutet nicht, alle Tätigkeiten zu automatisieren – sondern zunächst zu verstehen, was überhaupt digitalisierungswürdig ist. Prozesse mit klaren Schritten, Übergaben und Ergebnissen eignen sich gut für digitale Unterstützung oder Automatisierung. Routinetätigkeiten lassen sich oft vereinfachen. Projekte hingegen brauchen Projektmanagement, keine Prozessautomatisierung.
Wer Projekte als Prozesse behandelt oder Prozesse als Routinetätigkeiten, setzt Digitalisierungsmittel ineffizient ein.
Beispiele aus dem Schulalltag
- Routinetätigkeit: Schüler in WebUntis eintragen, Vertretungsplan abrufen
- Projekt: Schulwebsite neu gestalten, neues Lernmanagementsystem einführen
- Prozess: Aufnahme neuer Schülerinnen und Schüler, Genehmigung von Dienstreisen, Bearbeitung von Krankmeldungen
Erster Schritt: Prozesse sichtbar machen
Viele Schulprozesse sind implizit – sie existieren, aber niemand hat sie je aufgeschrieben. Der erste Schritt zu einer besseren Unterstützung ist immer: den Prozess sichtbar machen. Wer startet ihn? Was passiert danach? Wo gibt es Entscheidungen? Wer ist zuständig? Erst dann lässt sich beurteilen, ob und wie digitale Unterstützung sinnvoll ist.
Merksatz
Verstehen vor automatisieren. Ein schlecht verstandener Prozess wird durch Digitalisierung nicht besser – er wird schneller schlecht.