Was Power Automate ist – und was nicht
Power Automate ist ein Werkzeug zur Automatisierung wiederkehrender Abläufe in Microsoft 365. Es verbindet Dienste wie SharePoint, Teams, Outlook, Forms und Excel und lässt sie miteinander kommunizieren – ohne Programmierkenntnisse.
Was Power Automate nicht ist: ein Ersatz für gut strukturierte Prozesse, eine Datenbanklogik für komplexe Auswertungen oder ein Werkzeug, das unstrukturierte Daten zuverlässig verarbeiten kann.
Wann Power Automate sinnvoll ist
Ein Flow lohnt sich, wenn mindestens einer dieser Punkte zutrifft:
- Wiederholt sich die Aufgabe regelmäßig? Immer dieselbe E-Mail verschicken, immer dieselbe Liste aktualisieren – genau das, wofür Flows gemacht sind.
- Ist der Auslöser klar definiert? Ein Formulareingang, eine neue Datei, eine Teams-Nachricht, ein fixer Zeitplan – Power Automate braucht einen verlässlichen Auslöser.
- Sind die Daten strukturiert? Flows lesen aus strukturierten Excel-Tabellen, SharePoint-Listen oder Forms-Antworten. Unstrukturierte Daten (Freitext in PDF, E-Mails ohne Schema) sind schwierig zu verarbeiten.
- Gibt es eine verantwortliche Person? Flows brauchen jemanden, der sie pflegt, wenn sich ein Dienst ändert oder ein Fehler auftritt.
Wann Power Automate nicht die richtige Wahl ist
- Die Daten sind nicht strukturiert. Wenn Informationen in Freitextfeldern, PDFs ohne Struktur oder uneinheitlichen Tabellen stecken, werden Flows unzuverlässig.
- Es gibt keine zuständige Person. Ein Flow, den niemand versteht und pflegt, wird früher oder später zum Problem – besonders wenn sich Dienste, Zugriffsrechte oder Prozesse ändern.
- Die Logik ist zu komplex. Sehr verschachtelte Bedingungen, viele Sonderfälle und umfangreiche Berechnungen sind in Flows mühsam. Dann ist oft eine Power App oder eine professionell entwickelte Lösung besser geeignet.
- Die Ausführungsgeschwindigkeit ist entscheidend. Flows sind nicht echtzeitfähig. Wer sofortige Reaktionen braucht, sollte auf andere Lösungen setzen.
Typische Einsatzfälle in der Schulpraxis
- Formulareingaben aus Microsoft Forms automatisch in eine SharePoint-Liste übertragen
- Benachrichtigung per Teams oder E-Mail, wenn eine neue Datei abgelegt oder ein Eintrag geändert wird
- Automatische Bestätigungsmail nach einer Online-Anmeldung
- Regelmäßiger Export oder Zusammenfassung von Listendaten per E-Mail
- Genehmigungsworkflow für Abwesenheiten, Anträge oder Materialbeschaffung
Voraussetzungen für einen verlässlichen Flow
- M365-Lizenz mit Power Automate (in den meisten Schullizenzen enthalten)
- Strukturierte Datenquellen: Excel-Tabellen (keine freien Listen), SharePoint-Listen oder Forms-Antworten
- Klarer Prozess: Wer löst den Flow aus? Was passiert danach? Wer ist zuständig, wenn etwas schiefläuft?
- Kümmerer: Eine Person, die den Flow versteht, testet und bei Problemen eingreifen kann
Fazit
Power Automate ist ein sehr nützliches Werkzeug – für die richtigen Aufgaben. Der erste Test lautet: Ist dieser Ablauf klar genug, um ihn jemandem in drei Sätzen erklären zu können? Wenn ja, ist er ein guter Kandidat für einen Flow.